En la actualidad, la digitalización de los contenidos formativos se ha convertido en una prioridad para muchas empresas y organizaciones que desean adaptarse a la era digital. La pandemia del COVID-19 ha acelerado esta necesidad de migrar a soluciones de formación en línea para continuar ofreciendo capacitación a los empleados de forma remota. Además, las ventajas del e-Learning, como la flexibilidad, la accesibilidad y la reducción de costos, han llevado a un aumento en la demanda de soluciones de formación en línea.

Según una encuesta realizada por Deloitte, el 56% de los encuestados considera que la digitalización de la formación es una prioridad importante para sus organizaciones, y el 35% planea aumentar su inversión en tecnologías de aprendizaje en línea en los próximos años. Además, la misma encuesta reveló que el 77% de las empresas encuestadas ya están utilizando tecnologías de aprendizaje en línea.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que el e-Learning es un formato diferente al de la formación presencial. No se trata simplemente de pasar el mismo contenido existente en formato analógico a un formato en línea, sino de convertirlo y adaptarlo al nuevo medio. Es importante considerar aspectos como la interactividad, la accesibilidad y el diseño instruccional efectivo para asegurar que el contenido sea atractivo y efectivo para los colaboradores.

La conversión de contenido existente de capacitación a un modelo de e-Learning implica un trabajo de preparación previo. Si se comienza el proceso de transformación simplemente convirtiendo cada diapositiva o presentación tal cual, se puede terminar con un eBook que no ofrezca una experiencia de aprendizaje mejorada para los alumnos. En este sentido, es importante seguir tres etapas para lograr una conversión exitosa.

Etapa #1: Preparándose para la conversión

Esto es lo que debe considerar cuando se está preparando para la conversión:

1) Prepare un inventario detallado de lo que ya tiene

La capacitación presencial usualmente comprende diapositivas de PowerPoint, documentos, hojas de trabajo, notas del curso, archivos de audio o video, PDF's y hojas de cálculo. Puede haber otros materiales auxiliares también, como imágenes, infografías y formularios de retroalimentación. Como primer paso, debe recopilar todo el material existente para una conversión eLearning exitosa.  

2) Entienda por qué fue creado el curso

Todo “Cómo” exitoso es precedido por un profundo entendimiento del “Por qué”. Al entender por qué se creó un curso de eLearning en primer lugar, usted podría obtener pistas fundamentales sobre cómo facilitar la transición al formato digital.

Por ejemplo:

Si los diagramas de flujo existentes tenían el objetivo de ayudar a los alumnos a entender y luego aplicar los flujos de procesos al procedimiento adecuado; entonces quizás se puede desarrollar un componente interactivo para que los alumnos arrastren elementos del “flujo” y los coloquen en los correspondientes elementos de “procedimiento” en línea.

Por otra parte, si esos flujos tenían por objetivo servir como material de referencia para utilizarse en el trabajo, una recreación digital, completa con hipervínculos e interactividad, y almacenados en un repositorio central, puede servir para cumplir ese propósito.

3) Repase y revise antes de la conversión

Ahora que ya tiene todos los “materiales brutos”, suele ser tentador comenzar a transcribir de inmediato lo que ha estado convirtiendo a formato digital. ¡No lo haga! Empiece por aquí: 

• Repase todo el contenido existente para asegurarse de que la información sea precisa.
• Si es posible, corrija toda la información imprecisa o desactualizada o, como mínimo, marque todas las partes que requieran actualización o revisión (por parte del equipo que lo convertirá subsecuentemente).
• Muchos cursos “manuales” (basados en papel) por lo general repiten conceptos clave. En el mundo digital de hoy, es más fácil redirigir a contenido previo en lugar de convertirlo múltiples veces. Estas oportunidades también deben ser indicadas al equipo de conversión.

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4) Observe una sesión presencial (si es posible)

Si hay una sesión de capacitación en proceso, que utilice los materiales actuales a convertir a eLearning, podría ser invaluable que los miembros clave del equipo de conversión acudan y la observen. Al hacerlo podrán:

• Obtener una visión única de cómo transformar algunos de los materiales en papel a contenido digital.
• Identificar aspectos críticos de diseño de la interfaz de usuarios en el curso en línea.
• Identificar potenciales brechas de información en el contenido existente (por ejemplo, si los alumnos piden continuamente aclaración de un contenido específico), el cual puede ser insertado durante el proceso de conversión (por ejemplo: añadiendo una sección de preguntas frecuentes en línea).

Etapa #2: Conversión

Una vez que se ha completado la etapa de preparación, es momento de comenzar la segunda etapa: la conversión. Esta etapa implica la transformación del contenido existente en un formato que sea adecuado para el e-Learning.

1) Organícese 

Para hacer que todo el proceso de conversión sea efectivo, necesita organizarse primero:

• Asegúrese de que ha identificado a todos los miembros de su equipo, incluyendo a los diseñadores instruccionales (IDs), Expertos en la Materia (SMEs) y personal de apoyo.
• Asigne roles y responsabilidades claros para cada miembro del equipo, incluyendo la definición de áreas donde podría haber responsabilidad conjunta, tales como identificar objetivos del proyecto y calendarios.

2) Reinvente... No sólo convierta

La conversión es una excelente oportunidad de repensar el propósito de todo su contenido existente. Podría sorprenderse de todas las oportunidades que existen para reconfigurar el contenido para hacerlo más amigable con el usuario y más adaptable al eLearning.

• ¿Tiene demasiado texto y contenido descriptivo? ¿Podrían convertir algo de esto a gráficos, imágenes o fotos? ¿Podría desechar algo?

• ¿Hay imágenes estáticas seguidas de enormes párrafos de texto, que deja a los alumnos cambiando constantemente entre imágenes y contenido de texto? Quizás podría introducir funcionalidades con “mouse over” o incluir interacciones con “hotspot” que produzcan una mejor experiencia de aprendizaje. Los alumnos pueden simplemente colocar el cursor sobre cierta sección de los gráficos y el texto pop-up explicará qué es lo que se está observando - ¡todo en la misma pantalla!

• Las buenas prácticas del diseño instruccional sugieren que los mejores resultados de eLearning se consiguen al incluir interactividad y multimedia (siempre y cuando responda a los propósitos de aprendizaje, claro). Considere desechar el contenido exhaustivo de puro texto, y sustituirlo con audio o incluso crear sus propios videos.

3) Restructure... No sólo adapte

• No adapte ciegamente el mismo flujo del curso eLearning al igual que el del contenido existente. Mientras que la capacitación presencial se enfoca en el capacitador y el contenido, la mayoría de los cursos de eLearning son autónomos. Como resultado, necesita poner mayor control en las manos del alumno.

• Reestructure el contenido de su curso para ser ofrecido bajo demanda.

• Permita que segmentos específicos del curso puedan ser omitidos, dependiendo la elección o nivel del colaborador.

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4) Reduzca… No solo repita

Lo más fácil para realizar un ejercicio de conversión de una sesión presencial a eLearning es repetir el contenido existente tal cual y colocarlo en un servidor para ser consumido. Sin embargo, las buenas prácticas de diseño instruccional no apoyan esa perspectiva. Siga los siguientes consejos:

• Simplifique el texto para que no agobie al lector. ¡Una pantalla saturada es una buena manera para perder la atención de los alumnos virtuales rápidamente!

• Divida lecciones largas en múltiples partes, haciendo que cada submódulo no dure más de 10 a 15 minutos. Organice su contenido en piezas digestibles de información. Estas Hojas de Ayuda podrían serle útiles para guiarlo en la conversión del contenido para eLearning.

• En lugar de resumir contenido repetidamente, considere agregar una barra lateral al curso, donde se pueda acceder a módulos, capítulos o resúmenes de curso bajo demanda.

Mientras que la "conversión" es su objetivo final, transferir el contenido de capacitación existente ea una plataforma digital no debe ser sobre la transcripción o copia exacta del contenido. El objetivo debe ser reutilizar y reciclar la información existente, pero también aprovechar nuevas tecnologías y buenas prácticas de diseño instruccional para adaptarla al nuevo medio.

Consejos para agregar interactividad a su contenido de e-Learning

Aquí hay algunos consejos para agregar interactividad al proceso de conversión de contenido de una formación presencial a e-Learning:

1. Use cuestionarios y ejercicios interactivos: los cuestionarios y ejercicios interactivos son una excelente manera de agregar interactividad a su contenido de e-Learning. Puede incluir preguntas de opción múltiple, preguntas de verdadero o falso, juegos y ejercicios prácticos para que los estudiantes interactúen con el contenido. Le recomendamos agregar evaluaciones al menos después de cada sección del contenido para evaluar el conocimiento del estudiante y activarlo para el siguiente segmento.

2. Incorporar videos: los videos son una excelente manera de agregar interactividad a su contenido de e-Learning. Puede agregar videos de expertos en la materia, tutoriales en video y demostraciones para que los colaboradores puedan ver cómo se aplica el conocimiento en la práctica. Por ejemplo, puede convertir el contenido de un concepto simple en una presentación de PowerPoint en un video interactivo, usando herramientas de edición de video como Camtasia o iMovie.

3. Incluya juegos: los juegos son una excelente manera de agregar interactividad y diversión a su contenido de e-Learning. Puede crear juegos educativos que involucren a los colaboradores y los desafíen a aplicar su conocimiento.

4. Use escenarios: las simulaciones y escenarios son una excelente manera de agregar interactividad a su contenido de e-Learning. Permiten a los estudiantes practicar situaciones del mundo real y aplicar el conocimiento adquirido. Por ejemplo, en lugar de simplemente presentar viñetas de contenido sobre un tema, puede convertirlo en un escenario interactivo para hacer que el aprendizaje sea más atractivo y efectivo. Desarrolle una historia basada en un caso real que involucre al colaborador en el proceso de toma de decisiones y le permita aplicar el conocimiento adquirido en situaciones prácticas.

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