El autor Ken Poirot escribió en una ocasión:

"Los sabios entienden la necesidad de consultar a los expertos; sólo los tontos están seguros de que lo saben todo".

Como sabios diseñadores instruccionales, nos corresponde aceptar el hecho de que no siempre sabremos todo sobre el tema del curso que estamos a punto de crear. Como resultado, es probable que necesitemos consultar a Expertos en Materia (SME) sobre temas específicos. 

Si bien los expertos no siempre tienen conocimientos de capacitación online, de pre-requisitos pedagógicos del contenido y tampoco saben mucho (o nada) de diseño instruccional, sus aportaciones pueden ser invaluables para crear un curso eLearning con contenido efectivo. Sin embargo, las reuniones con los expertos en la materia deben planificarse y llevarse a cabo con una estrategia definida para cumplir objetivos específicos.

Estas son algunas de las mejores prácticas por considerar si desea que sus reuniones con los expertos en la materia alcancen los objetivos establecidos:

1) Menos es más

Como cualquier grupo de profesionales, los expertos en la materia vienen con diferentes convicciones e ideas. Si invita a muchos de ellos a asistir a la reunión, es posible que no logre mucho.

Aquí algunos consejos:

• Seleccione cuidadosamente quien va estar en la reunión.
• Preferiblemente, invite a expertos que contribuyan a un resultado exitoso y no sólo a aquellos que "tengan las credenciales adecuadas".
• Si necesita más de un experto para el mismo tema, asegúrese de que se complemente con los conocimientos del otro (que no compitan entre sí).

2) Investigue a los expertos

Antes de enviar una invitación al experto, tómese el tiempo para investigar quién es. De esta manera estará mejor preparado para obtener lo que necesite de ellos.

Por ejemplo, investigue:

• ¿Cuál es su formación académica y profesional?
• ¿Qué experiencia tiene?
• Publicaciones recientes, presentaciones o seminarios que imparte
• Perfiles de redes sociales 

3) Prepárese

La idea de que los expertos participen en las sesiones de creación de contenido es que usted, como diseñador instruccional, pueda tomar sus conocimientos sobre el tema que se va a desarrollar y transformarlo en un medio digital de la forma más comprensible posible. Sin embargo, si usted entra en la reunión sin tener una idea sobre el tema, la reunión podría convertirse rápidamente en un ejercicio muy superficial.

Antes de la reunión: 

• Investigue el tema: lea blogs, artículos, revistas y todo lo necesario para llegar a la reunión conociendo la terminología que van a utilizar los expertos
• Piense como un "novato" en el tema, y documente todas sus preguntas y preocupaciones.
• Recopile diversos puntos de vista sobre el tema e inclúyalos como aspectos por tratar con el experto en la materia.

4) Elabore la agenda

¡Una reunión sin un programa es como un curso sin objetivos de aprendizaje - nunca sabrá si ha logrado algo!

Aproveche estos consejos:

• Siempre defina exactamente lo que desea lograr de la sesión (descripción del curso, presentaciones de temas de alto nivel y contenido detallado).
• Complemente cada uno de los elementos que desea cubrir con preguntas específicas que necesita.
• Preferiblemente, formule sus preguntas como preguntas abiertas, para que abra campo a comentarios y pensamientos, en contraposición a respuestas "sí" o "no".
• Recuerde los principios de "quién", "qué", "por qué", "cuándo" y "cómo" al elaborar sus preguntas. Las preguntas deben centrarse en obtener una comprensión clara de los temas del programa. Por ejemplo: ¿Quién es el público objetivo? ¿Qué necesitan aprender? ¿Cómo se debe estructurar el contenido del curso? ¿Qué contenido específico debe incluirse? ¿Por qué es necesario incluir / excluir contenido específico? ¿Cómo se medirá el éxito del aprendizaje?

5) Colaboración previa a la reunión

Siempre es una buena idea compartir la agenda con los expertos en la materia antes de la reunión. Consulte a sus expertos sobre lo que piensan de los elementos enumerados y si le gustaría añadir algo más que resulte clave para el éxito de la reunión.

Tome en cuenta estos consejos:

• Distribuya primero la agenda de la reunión en forma de borrador y busque comentarios / aportaciones.
• Al discutir el plan, destaque que la sesión es un esfuerzo colaborativo para producir el contenido del curso, y no un esfuerzo unilateral (¡por usted!) para sacarles información de sus cerebros y crear algo por usted mismo.
• Asegúrese de que la agenda final le proporcione respuestas sobre lo que el alumno necesitará llevar al completar el curso y que aborde la mejor manera de lograr ese objetivo.

6) Defina el tiempo de la reunión

Las reuniones que no son bien programadas, especialmente si los participantes son apasionados acerca de su tema, tienden a extenderse y  a desviarse del tema, y, al final, todos los asistentes terminan yéndose a casa sin respuestas. 

Asegúrese de:

• Dejar tiempo para discutir cada punto de la agenda, en colaboración con los expertos.
• Monitorear los procedimientos y, si es necesario, corte las discusiones sin sentido o innecesarias.
• Estar preparado para saber en qué momento dar fin a ciertas discusiones y así completar la agenda en su totalidad en el tiempo asignado.

7) Lleve a cabo la reunión 

Como hemos mencionado, siempre inicie las reuniones a tiempo e intente terminar a tiempo también. Si se necesita una extensión, solo siga más allá del tiempo estipulado con el acuerdo de todos los participantes.

También siga estos consejos:

• Colóquese en los zapatos del participante que tomará el curso y haga preguntas desde esa perspectiva.
• Ahonde en cualquier punto que no esté lo suficientemente claro.
• Aproveche todas las oportunidades para "vender" el curso como beneficioso para el experto. Por ejemplo, al tener el curso en línea, liberará al experto para centrarse en otras oportunidades que actualmente no tienen tiempo de hacer.
• Asegúrese de documentar los procedimientos para que los expertos perciban el valor que se está dando a sus opiniones y expresiones.
• Resista la tentación de sonar como si estuviera "diciendo" a los expertos en lugar de "preguntarles".
• Segmente la información recibida en tres cubos: Debe Saber, Necesidad de Saber y Agradable de Saber. A continuación, utilice esto como guía para realzar el contenido del curso durante la fase de diseño.

8) Seguimiento posterior a la reunión

Las reuniones siempre deben ser documentadas y  distribuir una minuta y los puntos de acción a todos los participantes.

Aproveche estos consejos:

• Asegúrese de que las acciones por seguir estén claras.
• Asigne fechas y responsabilidades a cada acción.
• Asegúrese de que los expertos sepan lo que necesitan hacer y cuándo deben tener listos sus entregables.
• Proporcione realimentación regularmente a los participantes sobre el progreso de varios temas de acción. 

La mayoría de los expertos aprecian cuando los comentarios que proporcionan están siendo incluidos en el curso. Si es factible, una vez que el curso haya sido diseñado, invite al mismo grupo de expertos a hacer crítica sobre el diseño antes de la fase de desarrollo.

Existen dos tipos de expertos con los que puede tener ocasión de reunirse: Aquellos que están amenazados por la reunión y reacios a compartir información y aquellos que no pueden esperar para reunirse y compartir cantidades excesivas de información.

Acariciando los egos de los primeros y cuidadosamente moderando a los segundos, los diseñadores instruccionales pueden recoger información vital para el desarrollo de un curso eLearning.

Independientemente de qué tipos de personalidades se unan a su reunión, necesita tener un plan claro sobre cómo obtener lo que necesita de ellos. Siguiendo el esquema discutido anteriormente, se asegurará de que sus expertos le proporcionen toda la información necesaria para que pueda desarrollar con éxito el contenido del curso y que sea atractivo, relevante y altamente efectivo.