Es evidente que el eLearning puede ofrecer enormes ventajas a las empresas: ahorro de tiempo y dinero, aumento del compromiso de los colaboradores y optimización del flujo de trabajo. Pero, si no se dispone de una estrategia clara y una planificación adecuada antes de lanzarse al proyecto eLearning, los resultados podrían no ser los que se esperan.

Tanto la experiencia como la teoría nos llevan a la misma conclusión: crear e implementar un programa de eLearning implica una serie de actividades y transformaciones en la organización. Estos cambios son "factores de éxito" y son el resultado de una cuidadosa planificación.

Principales razones por las que los programas de eLearning fracasan:

Existen varias razones por las que un programa de eLearning fracasa:

• El material es obsoleto y los módulos de formación no se adaptan a las necesidades actuales de la empresa o se correlacionan con los objetivos propuestos.

• No se realizó un análisis de necesidades. Como resultado, el contenido puede carecer de información relevante. Esto lleva a que los trabajadores sientan que el curso no ofrece ejemplos o casos realistas relacionados con su contexto actual. También leer: 3 cosas que pueden pasar si no se realiza un análisis de necesidades de capacitación.

• Se crea un curso una vez y luego no se hace ningún esfuerzo adicional. El aprendizaje no es un evento puntual; debe realizarse de manera continua y el contenido debe reforzarse y repetirse con regularidad. Deben proporcionarse cursos de actualización o recursos de apoyo disponibles en dispositivos móviles para maximizar el impacto y mejorar la retención del material por parte del colaborador.

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Factores para alcanzar el éxito en un proyecto eLearning:

En la nueva era del eLearning, existen ciertos factores que hemos identificado como claves para el éxito de cualquier proyecto en este ámbito a lo largo de nuestros más de 20 años de experiencia en la industria:

1. Los objetivos del proyecto están alineados con los objetivos de la empresa

Antes de iniciar cualquier proyecto de eLearning, es fundamental que usted tenga claro qué se busca lograr a nivel organizacional con este programa. ¿Cuál es la necesidad que se pretende cubrir? ¿Cómo contribuirá al logro de los objetivos empresariales?

En este sentido, hay dos acciones concretas que debería considerar:

• Involucrar a la alta dirección desde el inicio: Los directivos de su organización poseen una visión clara de las metas corporativas. Por tanto, es imprescindible que usted cuente con su perspectiva para garantizar que el programa de eLearning esté en sintonía con dichas metas.

• Reunir y alinear los objetivos de todos los departamentos implicados con los del proyecto eLearning: Coordinar estas expectativas y objetivos es una tarea altamente estratégica. Cada departamento tiene sus propias metas específicas y es crucial asegurar que todas estén alineadas y se complementen.

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2. Buscar apoyo de la Dirección General y Embajadores Internos

Indudablemente, un factor clave para el éxito de cualquier proyecto de eLearning es el respaldo decidido de la dirección general, así como la presencia de auténticos embajadores de aprendizaje dentro de la organización.

En primer lugar, cualquier proyecto que implique una transformación en los procesos habituales requiere de un firme apoyo desde las más altas instancias de la empresa. Es esencial que la estrategia de eLearning no se perciba como una iniciativa aislada, sino como una pieza clave en el engranaje que impulsa el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.

Cuando una propuesta de eLearning se limita a ser una exploración del departamento de formación, sin presentarse ante la dirección general como un componente crítico de la estrategia global, las posibilidades de que progrese a buen ritmo son escasas.

Por otro lado, contar con embajadores de aprendizaje internos - aquellos empleados que comprenden y promueven los beneficios del eLearning - es vital. Estos embajadores pueden inspirar a sus colegas a comprometerse con la formación en línea, alentándolos a aprovechar las oportunidades de aprendizaje y ayudándolos a superar cualquier barrera tecnológica o de adaptación que puedan encontrar.

Por tanto, para que un proyecto de eLearning sea fructífero, no sólo es esencial tener el respaldo de la dirección general, sino que también es crucial que dentro de la organización existan personas comprometidas y entusiasmadas que impulsen la cultura del aprendizaje digital.

 Aquí 3 consejos que puede implementar:

1. Presente la iniciativa de eLearning a la dirección general: Prepare una presentación sólida que articule claramente cómo el proyecto de eLearning se alinea con los objetivos estratégicos de la organización. Muestre el retorno de la inversión y los beneficios tangibles que esta iniciativa puede aportar, tales como la mejora de las habilidades del personal, el aumento de la productividad y la reducción de los costos de capacitación.

2. Identifique y desarrolle embajadores de aprendizaje internos: Seleccione a personas de diversos departamentos que muestren entusiasmo por el aprendizaje digital. Bríndeles formación adicional para que puedan ayudar a sus compañeros en la transición al eLearning. Estos embajadores pueden ser un recurso invaluable para generar aceptación y entusiasmo en torno al proyecto.

3. Fomente la participación de la dirección general y los embajadores de aprendizaje en la implementación del eLearning: Proporcione oportunidades para que la dirección general y los embajadores de aprendizaje participen activamente en la implementación del proyecto. Esto podría incluir la participación en la creación de contenido, la presentación de módulos de eLearning o la facilitación de sesiones de formación. Esta participación activa puede ayudar a generar un mayor compromiso y propiedad sobre el proyecto.

3. Equipo de trabajo: Defina los roles y responsabilidades

El éxito de un proyecto de eLearning depende en gran medida del compromiso y el apoyo de las personas adecuadas. No se necesita un equipo extenso, pero es vital definir con claridad quiénes serán los responsables directos de la implementación y la toma de decisiones.

Un equipo mínimo debería estar compuesto por:

• Responsable de proyecto, gerente de proyecto o "sponsor": Todo plan necesita un líder o «sponsor» del proyecto. La responsabilidad de esta persona es asegurar que el plan se implemente en el tiempo establecido, con los recursos definidos y con el alcance acordado.

• Departamento de TI: Frecuentemente, el departamento de TI se incluye hasta la etapa final de implementación, lo cual puede conducir al fracaso del programa. Involúcrelos desde el inicio y tenga claro las capacidades actuales de la red e infraestructura tecnológica, así como del equipo existente en la empresa.

• Trabajar con el equipo de TI con el propósito de determinar qué recursos serán necesarios para implementar e-learning es crítico. El equipo de TI ayudará a asegurar la preparación de hardware y software, la integración con otros sistemas, la seguridad del LMS y la escalabilidad, así como identificar problemas de ancho de banda.

• Representantes administrativo y/o colaboradores de todos los grupos que se beneficiarán del proyecto (generalmente de Recursos Humanos, Finanzas y las áreas funcionales u operacionales). A menudo es útil que este grupo pruebe los cursos antes de lanzar el curso oficialmente, a fin de determinar el alcance y los objetivos de la implementación. De esta manera, la empresa puede recibir retroalimentación del grupo, y hacer los ajustes necesarios.

4. La Integración de Inteligencia Artificial: ¿cómo será utilizada en el proceso? 

La Inteligencia Artificial (IA) se ha convertido en un elemento esencial para impulsar la efectividad y el alcance de los proyectos de eLearning en la era digital actual. Aquí se presentan algunas formas en que la IA puede ser un factor determinante en el éxito de su estrategia de eLearning:

1. Personalización del aprendizaje: La IA puede adaptar los materiales de aprendizaje a las necesidades y preferencias individuales de cada aprendiz, creando así un recorrido de aprendizaje personalizado. Este enfoque centrado en el individuo puede mejorar significativamente la eficacia y la eficiencia del aprendizaje.

2. Mejora de la valuación y el seguimiento: Los algoritmos de IA pueden proporcionar análisis y seguimiento en tiempo real del progreso del aprendizaje, lo que permite intervenciones oportunas y ajustes del contenido y la estrategia de aprendizaje.

3. Soporte automatizado al colaborador: Las herramientas de IA como los chatbots pueden proporcionar soporte instantáneo y personalizado a los aprendices, respondiendo a sus preguntas y orientándolos a través del material de aprendizaje.

4. Creación de Contenidos: La IA puede facilitar la creación y actualización de contenidos de aprendizaje, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para mantener los cursos actualizados y relevantes.

La integración de la IA en su estrategia de eLearning no es sólo una cuestión de mantenerse al día con las tendencias tecnológicas; es una forma efectiva de mejorar la calidad del aprendizaje, aumentar el compromiso de los aprendices y optimizar el rendimiento de su inversión en eLearning.

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5. Estrategia de comunicación y promoción: ¿cómo informará a su audiencia acerca de los cursos?

Si usted construye los cursos, los estudiantes no necesariamente vendrán a tomarlos. Por lo tanto, durante la fase de planificación del proyecto, necesita pensar cómo va a crear conciencia y comprensión de eLearning en su empresa. Como dice Jay Cross en su libro Implementación de eLearning "Un plan efectivo de eLearning traza los mensajes, las actividades y el público meta".

¿Por qué necesitan su curso los colaboradores? ¿Cómo lo encontrarán? Usted ya sabe que su curso los ayudará, ¡ahora ellos necesitan saberlo! Promover y promocionar es clave. Para hacerlo, haga énfasis en los beneficios que recibirán sus colaboradores para lograr que se involucren en la aventura de aprendizaje.

La promoción debería ser parte de su plan original; la primera diapositiva del curso debe atraer a su audiencia desde el inicio. Asegúrese de que esto sea parte de su plan desde el principio, así se ahorrará el sufrimiento de crear un curso fantástico y que nadie lo lleve.

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6. Cultivar una cultura de aprendizaje continuo

La clave del éxito en cualquier estrategia de eLearning no termina simplemente con el desarrollo e implementación de cursos. En la era del conocimiento y la información constante, es esencial fomentar una cultura de aprendizaje continuo dentro de la organización.

Veamos algunas acciones específicas y ejemplos para lograrlo:

1. Creación de Comunidades de Aprendizaje: Promueva la creación de espacios virtuales, como foros internos, grupos de discusión en Teams o Slack, o incluso una intranet dedicada, donde los colaboradores puedan intercambiar ideas, resolver dudas y compartir conocimientos. Por ejemplo, podría lanzar retos semanales o mensuales relacionados con el contenido de los cursos eLearning, invitando a los colaboradores a compartir sus ideas y soluciones en estos espacios.

2. Motivación y Reconocimiento: Fomente una atmósfera de reconocimiento y motivación. Por ejemplo, puede instaurar un sistema de insignias o puntos que los colaboradores ganen al completar cursos o participar activamente en las discusiones. Estos puntos podrían canjearse por beneficios tangibles, como días libres, regalos o incluso oportunidades de formación adicional. Este sistema gamificado podría motivar a los colaboradores a participar más activamente en los cursos eLearning.

3. Programa de Desarrollo Profesional con Microaprendizaje: Impulsar la formación continua mediante microaprendizaje y notificaciones se ha convertido en una estrategia clave en la actualidad. Se trata de proporcionar a los empleados pequeñas dosis de contenido formativo, específicamente diseñadas para mejorar habilidades concretas. Complementado con un eficiente sistema de alertas que avisa sobre novedades o avances, se genera un ambiente de aprendizaje fluido y constante. La inclusión de un esquema de incentivos puede potenciar el compromiso del personal, incrementando su motivación por crecer y desarrollarse profesionalmente.

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7. Tome en cuenta cómo se medirá el éxito del programa eLearning: ¿cuáles serán sus KPI ? 

Asegúrese de que su plan incluya la medición y el análisis de datos. Es imposible determinar si el programa produce los resultados deseados sin una evaluación adecuada.

Una persona puede hacer clic en «siguiente» varias veces, retener la información suficiente para realizar una prueba corta al final del módulo y completar el curso en tiempo récord. Si usted considera que completar un curso es el máximo indicador de efectividad, usted y sus superiores estarán profundamente decepcionados, a menos que tomen en cuenta otros factores.

Su empresa debe evaluar que sus colaboradores aprendan y apliquen los aprendido en los cursos, independientemente de si los completan o no. Su enfoque, por ende, debe estar en otros parámetros de referencia, tales como mayor desempeño laboral, aplicación de la capacitación, impacto general y observaciones de gerentes y colaboradores. De lo contrario, si solo toma en cuenta la cantidad de personas que completan el curso, usted estará corrigiendo cosas que ni siquiera necesitan corrección. 

Por ejemplo, estos son algunos indicadores adecuados para medir:

• Conocimiento relevante obtenido
• Grado en que los colaboradores pueden mostrar cómo transferir lo aprendido al puesto de trabajo
• Medida de validez para asegurar que el módulo de aprendizaje está asociado con una mejor comprensión de los requisitos de la tarea y de esta forma mejorar el rendimiento a largo plazo.

Estos factores clave de éxito para los programas de eLearning permitirán a los líderes desarrollar el sistema más completo y adecuado a sus necesidades de aprendizaje.

Muchas empresas al entrar en el mundo del eLearning lo hacen sin tener una estrategia en mente. Y sin una estrategia, no estarán en capacidad de asegurar un camino hacia el éxito. 

¿Ha logrado el éxito en sus programas de eLearning? 

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