La formación online es fundamental para numerosas empresas y organizaciones en la actualidad, pero pese a la existencia de diversas herramientas para medir su impacto, ¿logramos realmente una comprensión completa y profunda del valor que estos programas aportan a nuestras organizaciones?
Según un estudio de Brandon Hall Group, una reconocida firma de investigación y análisis, los resultados son reveladores:
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Solo un cuarto de las empresas dispone de herramientas sólidas para medir el éxito de sus estrategias de aprendizaje.
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El 59% de las empresas admite su incapacidad para medir el impacto del aprendizaje, lo cual se considera un desafío importante dentro de sus estrategias.
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Apenas el 8% de los gerentes percibe un impacto concreto de los programas de capacitación y desarrollo.
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Solo el 4% de los gerentes observa algún grado de retorno de la inversión en estos programas.
En un mundo cada vez más competitivo, es esencial que las empresas estén en constante evolución y mejora. La formación online es una herramienta clave para alcanzar este objetivo.
Sin embargo, para garantizar que estamos invirtiendo en programas de formación que realmente aporten valor, es crucial medir su impacto de manera efectiva.
Este artículo busca ir más allá de las herramientas de medición tradicionales y explorar cómo podemos comenzar a comprender de manera más profunda el impacto real que está teniendo la formación online dentro de nuestras organizaciones, y por qué es tan vital hacerlo.
Desafío: Más allá de las métricas básicas de la formación online
La formación online ofrece numerosas ventajas como amplio alcance, reducción de costos y flexibilidad horaria, pero, ¿cómo saber si realmente estamos logrando los resultados esperados? Aquí es donde se vuelve crucial medir de manera efectiva el impacto de estos programas.
Evaluar correctamente va más allá de observar indicadores básicos como la cantidad de cursos completados o la satisfacción de los usuarios. Aunque estos son puntos de partida útiles, no capturan totalmente cómo la formación afecta el desempeño organizacional.
Es crucial utilizar métodos más exhaustivos y significativos para analizar este impacto, incluyendo la correlación de datos que nos permita ver el rendimiento general y la efectividad de los programas de capacitación.
Una medición detallada nos proporciona una comprensión completa del valor que la formación online aporta, permitiéndonos tomar decisiones bien fundamentadas para optimizar y desarrollar nuestras estrategias de capacitación.
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¿Por qué resulta tan complicado medir el aprendizaje en las empresas de manera efectiva?
El reporte de Brandon Hall revela varias razones por las cuales las empresas no logran una medición profunda del aprendizaje. Principalmente, se deben a dos factores:
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Falta de Preparación: La mayoría de las empresas enfrenta desafíos como la ausencia de métricas adecuadas, herramientas insuficientes, escasez de tiempo o conocimiento limitado.
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Percepción de Necesidad: Un menor número de empresas considera que medir el aprendizaje no es esencial.
Los profesionales de capacitación y desarrollo siempre han buscado entender claramente si sus programas ayudan a las empresas a alcanzar sus metas. Sin embargo, las métricas tradicionales suelen proporcionar información muy limitada. Para recopilar y analizar datos de forma más efectiva, podrían ser necesarias nuevas herramientas, estrategias y métodos.
En la mayoría de los Sistemas de Gestión del Aprendizaje (LMS), los expertos están restringidos por informes estándar que no capturan adecuadamente el impacto de los programas. Aunque suelen poseer la experiencia necesaria, la falta de recursos adecuados —tanto humanos como técnicos— complica la recolección y análisis de datos exhaustivos. Por esta razón, medir el impacto de los programas de aprendizaje rara vez se intenta y, cuando se hace, consume mucho tiempo.
Afortunadamente, cada vez más empresas están reconociendo la importancia de esta medición y están ajustando sus métodos y herramientas conforme avanzan las tecnologías disponibles.
La importancia de medir el impacto de la formación online y sus principales beneficios
La evaluación efectiva del aprendizaje nos permite entender no solo si los empleados completan los cursos, sino si la formación está traduciéndose en mejoras concretas en el rendimiento laboral y los resultados empresariales.
Al profundizar más allá de las métricas básicas, como las tasas de finalización o el tiempo invertido en los cursos, podemos analizar cómo estas capacitaciones impactan directamente en los objetivos específicos de la empresa, como el incremento de ventas o la calidad del servicio al cliente.
Este análisis detallado ayuda a los líderes a tomar decisiones informadas y dirigir recursos de manera más eficiente, asegurando que las inversiones en formación produzcan un retorno tangible.
Además, proporciona una visión clara sobre qué aspectos de la capacitación están funcionando y cuáles necesitan ajustes, optimizando así los esfuerzos futuros y mejorando continuamente los procesos de aprendizaje.
Sin análisis de aprendizaje, una empresa no tiene forma de comprender la eficacia de sus programas de aprendizaje.
Medir el impacto del aprendizaje ofrece múltiples beneficios:
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Mejor entendimiento del impacto: Va más allá de simplemente completar un curso, proporcionando una comprensión profunda de cómo la formación afecta el desempeño general.
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Empoderamiento de líderes: Facilita a los líderes la provisión de los recursos adecuados, eliminando las suposiciones sobre qué materiales de capacitación son efectivos.
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Agilidad en la toma de decisiones: Los análisis permiten visualizar claramente la efectividad de los programas de formación, apoyando la creación de estrategias de aprendizaje más acertadas basadas en datos concretos.
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Mayor visibilidad sobre la participación: Ayuda a identificar qué aspectos de la formación funcionan y cuáles no, optimizando los recursos y enfoques futuros.
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Consejos para hacer una adecuada medición del impacto del aprendizaje
1) Diseñe una estrategia de medición del aprendizaje antes de comenzar un programa
Empiece por definir específicamente los resultados que quiere lograr y medir, y así podrá diseñar un programa de aprendizaje que ayude a crear esos resultados.
Es común escuchar "aumentar las ventas" como objetivo general de capacitación. Sin embargo, es un uso valioso del tiempo entrar en detalle en estos objetivos deseados mucho más profundamente antes de que se diseñe cualquier contenido de capacitación. ¿Qué medida cuantitativa puede utilizar que tenga un mayor impacto en su negocio? ¿Cómo medirá específicamente el éxito?
Sus datos deben responder preguntas como estas:
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¿La capacitación ayudó a aumentar los ingresos o lograr la meta de ventas propuesta? ¿Ayudó a reducir los costos?
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¿Cuáles son las áreas del programa de capacitación en línea que son más efectivas y en cuáles se está quedando cortas?
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Si la formación existente no da buenos resultados, ¿qué cambios son necesarios para mejorarla?
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¿Cómo saber si los módulos específicos del curso están funcionando?
Para responder a la pregunta principal y a las subyacentes, es importante aclarar cuáles van a ser las métricas relevantes que van a ayudar a resolver esta incógnita. Pero la búsqueda no termina ahí. El éxito de esta tarea se encuentra en combinar la evaluación de métricas de capacitación con la evaluación de métricas de negocios. Al utilizar ambos tipos de datos, se podrá determinar el impacto de los programas de formación en la empresa.
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2) Evalúe otras métricas
Más allá de la clásica tasa de finalización, existen otras variables que pueden ser indagadas a fin de evaluar la eficacia de un curso y los aprendizajes adquiridos. Las siguientes métricas son recomendables a fin de realizar un análisis adecuado:
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La actividad realizada por sus empleados. Este parámetro brinda información sumamente detallada y valiosa acerca de sus niveles de participación y sus reacciones a diferentes partes del contenido de capacitación.
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Los materiales del curso más vistos. ¿Ciertas secciones involucran a los alumnos mejor que otros? Esta variable permite identificar qué partes de contenido les gustan a los alumnos y qué está funcionando de manera efectiva.
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Los patrones observados en el comportamiento del alumno. Esta métrica ayuda a encontrar nuevas formas de mejorar las experiencias de aprendizaje para diferentes grupos y tipos de aprendizaje. Por ejemplo:
- ¿Qué partes del curso son áreas en los que las personas se quedan atascadas?
- ¿Qué partes del curso involucran más a los estudiantes?
- ¿Qué puntos de la sección del curso provocan más preguntas?
¿Los alumnos tienen dificultades con las evaluaciones, en general (cuestionario, examen, actividad)? -
La cantidad de sesiones. ¿Los usuarios regresan a los mismos contenidos más de una vez? Este es un factor clave para medir en el caso de que hayan recursos de apoyo para mejorar el rendimiento laboral.
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Los puntos de salida. ¿Dónde dejan los usuarios el programa de aprendizaje y por qué? Esta métrica es muy útil para indagar acerca de bajas en el número de participantes en la capacitación. Podría revelar contenidos poco relevantes o un diseño UX poco atrayente o incómodo para el usuario. Con observar las encuestas de satisfacción o preguntar de forma directa se puede obtener mucha información sobre este tema.
3) Utilice una tecnología adecuada para la recopilación y análisis de datos
Es crucial consolidar los datos de múltiples fuentes en un único sistema para garantizar una revisión completa y profunda. Esto permite un análisis efectivo y exhaustivo utilizando herramientas o metodologías adecuadas.
Una opción recomendada para gestionar esta tarea es el uso de un Sistema de Registro de Aprendizaje (LRS, por sus siglas en inglés).
Un LRS no solo facilita la agregación de datos, sino que también mejora la capacidad de análisis, permitiendo interpretaciones más precisas y accionables de cómo la formación impacta en los resultados empresariales.
Lecturas recomendadas:
4) Pase a la acción: mida para poder decidir
¿Cuál es el motivo verdadero para hacer una medición del aprendizaje?
Toda esta gran movida no tiene otra causa que la de tomar decisiones fundadas en información útil y valiosa.
Cuando disponemos de esta información, los equipos de capacitación y desarrollo pueden utilizar esos conocimientos de manera eficaz y pertinente. Esto es clave tanto para demostrar el impacto comercial como para mejorar la forma en que se imparten los programas de aprendizaje digital. Utilizar de manera sistemática la información obtenida fomenta una cultura de mejora continua.
Aquí van algunas recomendaciones para hacer un uso óptimo de los datos:
- Elabore informes claros y sencillos: Es esencial dedicar esfuerzo a crear informes comprensibles y atractivos que resuman los hallazgos de manera efectiva y sugieran pasos a seguir. Esto incluye cómo se utilizarán estos conocimientos para ajustar y mejorar las estrategias existentes.
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Aplique la información para mejorar: Aunque pueda parecer obvio, es crucial recordarlo. Los datos de las mediciones son valiosos no solo para identificar puntos débiles en el desempeño de los empleados, sino también para proponer mejoras en las capacitaciones y en los procesos operativos relacionados. Estos pueden impactar significativamente en el rendimiento individual. Además, los datos permiten personalizar el aprendizaje, adaptándolo a las preferencias y competencias de cada empleado, lo cual puede reducir el tiempo de formación y generar ahorros significativos para la empresa.
Sin dudas, encarar los programas de capacitación teniendo en cuenta la métrica de los aprendizajes de forma integrada es un desafío para toda empresa, pero si piensa en los grandes beneficios que trae consigo y en las posibilidades a futuro que implica esta perspectiva, verá que se trata de una inversión a largo plazo. Pensar en el impacto del aprendizaje HOY significa apostar a un mejor desempeño laboral y a un crecimiento empresarial para MAÑANA.
